Jeśli planujesz zorganizować konferencję w swojej firmie, a nie wiesz, jak się do tego zabrać lub chcesz uporządkować sobie myśli przed rozpoczęciem pisania briefu dla agencji – ten tekst jest dla Ciebie! - mówi autorka artykułu Małgorzata Kaczmarska, Senior Project Manager w Imagine Nation.
Każda konferencja firmowa jest wielkim i istotnym wyzwaniem. Każda pod pewnymi względami jest wyjątkowa, jak firma, która ją organizuje. Ale doświadczenie realizacji setek tego rodzaju wydarzeń, pokazuje nam, że wiele aspektów jest podobnych i warto o nie szczególnie zadbać.
Dobrze jest zacząć od jasnego określenia celu wydarzenia. Prawdopodobnie Twoja organizacja potrzebuje podsumować dotychczasową pracę, wyznaczyć kierunki na najbliższą przyszłość oraz docenić i zmotywować pracowników. Ale co w danej chwili jest najważniejsze? Czy firma ma jakieś trudności, czy też osiąga same sukcesy? W jakiej kondycji są poszczególne zespoły? Czy procesy pomiędzy działami przebiegają płynnie, a może wymagają optymalizacji? Odpowiedzi na te pytania nie tylko pomogą wyznaczyć, co jest priorytetowym tematem dla nadchodzącej konferencji, ale będą ważnymi danymi do budowania koncepcji kreatywnej przez działy kreacji w briefowanych agencjach. Bo koncepcja kreatywna to nie tylko proste i chwytliwe hasło. Dobrze wybrany temat przewodni pomaga w spójny sposób wypełnić agendę punktami, które mają znaczenie i pomogą faktycznie osiągnąć wyznaczone cele.
Jednym z istotnych czynników przy organizacji konferencji firmowej jest atrakcyjna lokalizacja. Może ona stać się atutem, który przyciąga uczestników. Warto się skupić na lokalizacji poza miastem, to dodaje wydarzeniu wyjątkowości, ale też niweluje ewentualne rozpraszacze z zewnątrz, które mogą utrudniać zapanowanie nad grupą w przypadku organizacji wydarzenia w mieście. Powszechne jest przekonanie, że warto się trzymać okolic Warszawy lub miasta, w którym firma ma swoją siedzibę, ale z doświadczenia wynika, że najważniejszy jest dobry dojazd na miejsce. Uczestnicy chętnie wybiorą się dalej do atrakcyjnej lokalizacji, jeśli będą mogli wygodnie dojechać tam autostradą.
Właśnie - wiele osób dojeżdża samodzielnie, swoimi samochodami i warto zapewnić im pewien komfort. Dlatego często zachęcam Klientów, aby zaczynać spotkania od lunchu, wtedy każdy będzie miał czas na spokojny dojazd i nie będzie musiał wstawać w nocy, żeby zdążyć na rozpoczęcie wydarzenia o 10.00 rano. Jeśli agenda jest jednak mocno napakowana, zawsze można przyjąć rozwiązanie, które generuje dodatkowe koszty, ale dobrze się sprawdza, czyli przyjazd przynajmniej części uczestników, tych z daleka, dzień wcześniej wieczorem. Wtedy możemy liczyć na to, że będą zwarci i gotowi na przyjęcie ważnych informacji od rana.
A kiedy już mówimy o merytoryce, znowu z doświadczenia: warto wymagające treści maksymalnie skondensować. Mocne 3 - 4 godziny części prezentacyjnej lepiej służą uczestnikom niż rozwleczone na 2 dni wielogodzinne i upakowane informacjami sesje, z których mało kto coś zapamięta. Trzeba mieć na uwadze, że każdy z nas ma po prostu pewien bufor na przyjmowanie ważnych wiadomości i kiedy się go zapełni, spada efektywność słuchania i przetwarzania informacji.
Zwarta część merytoryczna daje też przestrzeń na czas wolny i spontaniczne budowanie relacji. Możemy mieć poczucie, że koniecznie trzeba zapełnić każdą godzinę aktywnościami i „wycisnąć maksa” z każdej minuty spotkania. Jednak doświadczenie pokazuje, że po pierwsze: ludzie potrzebują złapać oddech i wypocząć, a po drugie: świetnie opiekują się sami sobą i lubią momenty, w których wymieniają się doświadczeniami czy budują relacje na luzie, jak w życiu.
I zgadza się, konferencja firmowa jest wyjątkowym czasem, nastawionym na cele, ale nadal rządzą nim „życiowe” naturalne procesy. Dlatego też nie możemy liczyć na to, że wszyscy będą zaangażowani na 100 procent w czasie zaplanowanych aktywności integracyjnych czy team buildingowych. Ale uwaga: to jest w porządku. Aby podnieść zaangażowanie, zwłaszcza w dużej grupie, warto dać uczestnikom wybór, bo jak w życiu, jedni lubią wyzwania a inni wolą relaks. Zdarza się, że jedna narzucona, nawet wydawałoby się superatrakcyjna aktywacja, może organizatorom przynieść dużo frustracji. Jeśli jednak dać ludziom możliwość wyboru i zapisania się na warsztaty podzielone według zainteresowań, to daje im to szansę na niespodziewane i interesujące spotkania. Warto dać ludziom przestrzeń na odkrywanie nowych znajomości w mniejszych grupach i pokazać, że wiele może ich łączyć, mimo że są na przykład z innego działu. Na integrację można spojrzeć w skali mikro, z perspektywy jednostki i jej relacji z innymi - i to również jest wielka wartość.
Podsumowując, aby zorganizować skuteczną konferencję firmową, warto jasno określić jej cele, skupić się na priorytetach oraz zadbać o komfort uczestników. Jak w życiu.
Małgorzata Kaczmarska – od 2 lat związana z agencją Imagine Nation. Doświadczona Project Managerka z 7-letnim doświadczeniem, pracująca w zespole obsługującym klientów projektowych i new biznesowych agencji takich jak: Calz Polska, Disney, Pepco, VW Financial Services, Żabka, Avon, Red Hat, Sephora. Odpowiedzialna za realizacje między innymi: strefy marki Tezenis na OWF 2023, kilku konferencji strategicznych dla Żabki, roadshow strefy Disney x Polsat Box, konferencji i kongresów dla VW Financial Services, konferencji rocznej Ambra S.A. oraz spotkania biznesowego dla Orange Polska.
